La escritura de propiedad ha sido hasta ahora un documento de papel grapado en una carpetita, que se guardaba sine die en el protocolo del despacho del notario. La custodia de estos documentos es ahora, también, tarea del sistema informático.

“Las copias electrónicas ahorran tiempo y costes, además de agilizar los trámites”, explica un portavoz del Consejo General del Poder Notarial. Pero que no piense el lector que, por haber saltado a un tejido informático, las escrituras notariales son de libre acceso.

“A la red en la que están integradas los más de 3.000 centros notariales sólo pueden acceder los propios notarios”.

Estos fedatarios, los únicos capacitados para emitir escrituras, pueden firmarlas de forma electrónica desde enero de 2003.

Este procedimiento “se basa en una infraestructura de clave pública o PKI y se entrega en formato de tarjeta criptográfica protegida por PIN alfanumérico”, cuentan en el Consejo.

“El notario autentifica el documento, mantiene su integridad y privacidad durante la transmisión telemática e impide que cualquiera de las partes niegue haberlo enviado o recibido”.

La escritura viaja sola

El original de la escritura, en papel, queda en posesión del notario, formando parte del protocolo que se transmite de letrado a letrado para que su custodia quede asegurada.

Probablemente este archivo material acabe desapareciendo. Ya se están digitalizando los archivos históricamente asociados al papel que guardaban los colegios notariales: “ocupan muchísimo espacio, plantas enteras, y se estropean con el tiempo y las condiciones ambientales”, cuentan en el Consejo.

Aunque el proceso de adaptación a las nuevas tecnologías seguirá su curso, la figura del notario “constituirá siempre un pilar fundamental en estos trámites, que tienen que realizarse en su presencia.

Es el notario el que da fe de que las personas que firman la escritura son quienes dicen ser, están en posesión de sus facultades y acuden a la firma libremente”, explican en el Consejo General del Poder Notarial.

El letrado “también realiza una labor de asesoría, solucionando las dudas que surgen en el último momento”.

Lo que sí va a poder realizarse electrónicamente en breve tiempo, sin necesidad de ir al notario a buscar la copia, es el traslado de la escritura desde el despacho del funcionario público hasta el registro.